Excel regorge de fonctionnalités méconnues qui, une fois maîtrisées, transforment votre flux de travail. Voici les dix astuces incontournables, applicables immédiatement, pour accélérer vos saisies, nettoyer vos données et automatiser vos calculs.
⚡ Raccourcis clavier et infographie dédiée pour réduire les clics à chaque action.
🔄 Le remplissage instantané et la fonction TEXTE transforment les données brutes en formats clairs en un clin d’œil.
🗑️ Une méthode rapide pour éliminer les doublons et garantir l’intégrité de vos listes en quelques clics.
📊 SOMME.SI.ENS, CONCAT et les tableaux croisés dynamiques vous permettent d’automatiser les rapports sans recourir à un code complexe.
Top 10 des astuces Excel
Ces conseils apportent un véritable souffle de productivité : vous passez moins de temps sur les opérations manuelles et plus sur l’analyse.
1. Maîtriser les raccourcis clavier
Les mains collées au clavier, vous économisez des secondes à chaque action. Par exemple, Ctrl + ; pour insérer la date du jour ou Ctrl + Flèche pour naviguer rapidement dans un tableau. Pour repérer les plus utiles, téléchargez ou créez une infographie personnalisée. En appliquant ces quelques combinaisons, vous réduisez les allers-retours souris-clavier et gagnez une fluidité immédiate.
2. Utiliser la fonctionnalité de remplissage instantané
Introduite depuis Excel 2013, cette option détecte vos motifs et complète automatiquement les séries (dates, codes, noms). Activez-la via Données > Remplissage instantané ou Ctrl + E. En triant une colonne, Excel devine la structure, éliminant les copier-coller fastidieux. Idéal pour formater des numéros de téléphone, extraire des codes ou répartir des prénoms et noms.
3. Exploiter la fonction TEXTE pour formater vos données
Plutôt que d’appliquer manuellement un format, la fonction TEXTE insère le format directement dans votre formule. Par exemple, =TEXTE(A2; »jj/mm/aaaa ») gère dates, heures et devises en un seul calcul. Vous fusionnez, transformez et standardisez vos données sans passer par les options de cellule, ce qui accélère notablement vos exports.
4. Supprimer efficacement les doublons
Une liste de contacts truffée de repères redondants? Le menu Données > Supprimer les doublons (ou l’onglet contextuel) les identifie en un clic. Vous choisissez les colonnes à vérifier et Excel supprime les lignes redondantes. Cette méthode ultra-rapide remplace le tri + filtre classique, tout en préservant votre feuille originale.
5. Automatiser les calculs conditionnels avec SOMME.SI.ENS
Au lieu de multiplier les filtres, SOMME.SI.ENS cumule les valeurs répondant à plusieurs critères. Vous générez un rapport de ventes, un suivi de budget ou un décompte multi-critères sans basculer entre fenêtres. Cette formule seule évite des dizaines de manipulations fastidieuses.
6. Concaténer des cellules sans se prendre la tête
Fusionner du texte, des codes ou des étiquettes devient limpide avec CONCAT ou CONCATENER. Au lieu de déplacer chaque morceau, =CONCAT(A2; » – « ;B2) assemble vos éléments en une seule formule. Finies les opérations manuelles et les risques d’erreur de frappe.
7. Créer et appliquer des modèles personnalisés
Vous utilisez souvent la même mise en forme, les mêmes en-têtes, ou les mêmes styles de graphiques ? Enregistrez un modèle Excel (.xltx) complet. À chaque nouveau fichier, vos styles, vos formats de cellules et vos macros sont prêts à l’emploi. C’est l’assurance d’une homogénéité tout en sautant les configurations répétitives.
8. Gérer vos données avec les tableaux croisés dynamiques
Les TCD transforment un simple tableau en outil d’analyse. Glissez-déposez champs, filtres et segments pour obtenir un rapport interactif en quelques clics. Vous récapitulez ventes, stocks ou enquêtes sans écrire une seule formule. Et si vos données évoluent, il suffit de cliquer sur Actualiser pour mettre à jour tous vos calculs et graphiques.
9. Générer des valeurs aléatoires pour des tests
Pour simuler des scores ou répartir des échantillons, les fonctions ALEA() et ALEA.ENTRE.BORNES() sont vos alliées. =ALEA() renvoie un nombre entre 0 et 1, tandis qu’ALEA.ENTRE.BORNES(N;M) choisit un entier compris entre N et M. Infiniment plus rapide que de taper manuellement des valeurs.
10. Personnaliser le ruban et les barres d’outils
Si vous exploitez toujours les mêmes commandes, épinglez-les à la barre d’accès rapide ou créez un onglet personnalisé. Par glisser-déposer, vous regroupez vos fonctions favorites, macros et filtres. Terminés les allers-retours entre rubans : tout est sous la main, exactement où vous en avez besoin.
FAQ
- Comment activer les raccourcis Excel ?
Ils sont disponibles par défaut : consultez Fichier > Options > Personnaliser le ruban et épinglez ceux que vous souhaitez, ou consultez une liste en ligne pour mémoriser les plus utiles. - Le remplissage instantané ne fonctionne pas, que faire ?
Vérifiez qu’il est activé dans Données > Remplissage instantané et que vos exemples de motifs sont suffisamment clairs (au moins deux lignes d’exemple). - Peut-on récupérer des doublons supprimés ?
Avant suppression, copiez votre tableau dans une autre feuille ou utilisez l’option Annuler (Ctrl + Z). Sans sauvegarde, il n’existe pas de corbeille dédiée. - Quelle différence entre CONCAT et CONCATENER ?
CONCAT est la version moderne, plus flexible et légère, tandis que CONCATENER reste compatible avec les anciennes versions d’Excel. - Les tableaux croisés dynamiques sont-ils lents sur gros volumes ?
Ils restent extrêmement performants jusqu’à quelques centaines de milliers de lignes. Pour plus, privilégiez Power Pivot ou Power Query. - Comment partager mes modèles Excel ?
Enregistrez votre fichier .xltx dans le dossier Modèles d’Excel ou diffusez-le via votre réseau, accessible dès la création d’un nouveau classeur. - Peut-on automatiser ces astuces via VBA ?
Oui, la plupart des actions (suppression de doublons, actualisation des TCD, insertion de raccourcis) s’enregistrent en macro pour un lancement en un seul clic.