Microsoft Word propose depuis plusieurs versions une fonction de traduction automatique capable de localiser des contenus sans quitter l’interface. Que vous travailliez sur un rapport technique, un contrat ou un communiqué de presse, cette intégration se révèle précieuse pour gagner du temps et préserver la mise en forme. Notre guide détaille pas à pas l’activation, les réglages, les limites et les pratiques pour obtenir une traduction la plus fidèle possible.
En bref
🔍 Traduction rapide : Activez le volet Traduction via l’onglet Révision pour accéder à Microsoft Translator en un seul clic.
⚙️ Configuration sur mesure : Définissez les langues source et cible, ajoutez un glossaire personnalisé et ajustez les préférences pour limiter les erreurs contextuelles.
👥 Collaboration fluide : Combinez traduction automatique et relecture collaborative pour corriger les imprécisions et garantir une cohérence terminologique.
📊 Contenus externes : Les tableaux et graphiques importés depuis Excel (ou créés dynamiquement) se traduisent sans perte de style, à condition de vérifier manuellement certains libellés techniques.
Comment fonctionne la traduction intégrée dans Word ?
Au cœur de cette fonctionnalité, on trouve Microsoft Translator, un service cloud qui prend en charge plus de 70 langues. La puissance de l’outil réside dans sa capacité à traiter simultanément le texte, tout en conservant la structure et le formatage du document. Vous conservez vos styles, en-têtes, légendes d’images et tableaux, sans avoir à réajuster chaque élément après traduction.
Activation et configuration
Pour démarrer, ouvrez un document dans Word, puis accédez à l’onglet Révision. Choisissez Traduire : un volet latéral apparaît, vous permettant de spécifier la langue d’origine et la langue cible. En quelques clics, vous pouvez même sauvegarder des paires de langues favorites, ce qui simplifie les opérations répétées.
- Sélectionnez un passage ou l’intégralité du document.
- Définissez la langue source et la langue cible.
- Cliquez sur « Insérer » pour remplacer ou ajouter la traduction dans un nouveau fichier.
Le processus peut prendre quelques secondes à quelques minutes, selon la taille du document et la vitesse de votre connexion Internet.
Mécanisme de traduction et annotations
Word propose deux modes : la traduction directe et la traduction accompagnée d’annotations. Dans ce dernier cas, chaque segment traduit apparaît surligné, et vous pouvez basculer d’un segment à l’autre pour accepter ou rejeter la proposition. Ce système de contrôle granularisé s’apparente à l’outil de Suivi des modifications, puisqu’il vous autorise à approuver manuellement chaque phrase avant intégration définitive.
| Aspect | Traduction brute | Traduction annotée |
|---|---|---|
| Vitesse | Rapide | Légèrement plus lent |
| Contrôle | Limité | Granulaire |
| Révision | Post-édition requise | Intégrée à l’interface |
Bonnes pratiques pour une traduction plus précise
En réalité, la traduction automatique ne remplace pas la relecture humaine. Elle offre toutefois une base solide sur laquelle bâtir. Pour limiter les erreurs, plusieurs astuces s’avèrent efficaces.
Utiliser des glossaires personnalisés
Si votre équipe travaille régulièrement sur des termes techniques ou un jargon métier, créez un glossaire dans Word. Vous pouvez insérer des bookmarks pour définir des segments clés, puis passer par les Références afin de garantir que certains mots ne soient jamais modifiés automatiquement.
Cette approche s’apparente aux fonctions de références automatiques, où chaque terme validé demeure cohérent tout au long du document.
Révision collaborative
L’intégration de la collaboration sur document dans Word s’étend naturellement à la traduction. Partagez votre fichier via OneDrive ou SharePoint, puis attribuez des relecteurs. Chacun peut commenter, modifier ou approuver les segments traduits. À la clé : un rendu final plus fiable et un gain de temps considérable, surtout sur des contenus volumineux.
Intégration de contenus externes et traduction
Un document professionnel ne se limite pas à du texte brut. Il comporte souvent des tableaux, des graphiques ou des visuels. Assurer la bonne traduction de ces éléments nécessite quelques précautions.
Traduction des tableaux importés
Les tableaux issus d’un tableau depuis Excel conservent leur disposition et leur mise en forme. Toutefois, il reste impératif de vérifier manuellement chaque en-tête de colonne et cellule critique. Avant de lancer la traduction, pensez à masquer ou protéger les cellules contenant des formules pour éviter toute altération.
Traduction des graphiques
Les graphiques depuis Excel constituent un enjeu double : légendes et axes. Parfois, Word ne traduit que le texte visible, sans toucher aux objets natifs d’Excel. Il convient donc de repasser manuellement sur chaque titre et étiquette pour garantir une cohérence visuelle et terminologique.
SmartArt et objets dynamiques
Lorsque vous insérez un SmartArt ou un objet dynamique (par exemple pour une structure visuelle), la traduction automatique agit sur les zones de texte. En pratique, il est recommandé de détacher l’objet, d’en faire une copie texte puis de relancer la traduction, avant de retransformer en SmartArt.
Limites et alternatives
Malgré ses progrès, la traduction intégrée reste tributaire des nuances culturelles et des tournures locales. Certains idiomes ou tournures métaphoriques peuvent demeurer incompréhensibles. Dans ces cas, mieux vaut recourir à une traduction humaine ou à un service de post-édition professionnel.
En complément, Microsoft propose des connecteurs avec Azure Translator via une API dédiée pour traiter des volumes importants ou automatiser la localisation à l’échelle d’un site Web ou d’une application. Cette solution, plus technique, nécessite toutefois une configuration préalable avec un abonnement Azure.
FAQ
- Quelle est la différence entre traduction brute et annotée ?
- La traduction brute remplace directement le texte, tandis que la version annotée propose des segments surlignés à valider un à un, similaire au Suivi des modifications.
- Peut-on traduire un document en plusieurs langues à la fois ?
- Oui : il suffit de lancer plusieurs sessions de traduction en sélectionnant une paire de langues différente à chaque fois, puis d’enregistrer chaque version sous un nom distinct.
- Comment conserver la mise en forme après traduction ?
- Word préserve par défaut la mise en forme. Toutefois, vérifiez que les styles personnalisés (titres, listes, légendes) soient bien appliqués avant traduction.
- Est-il possible d’ajouter un glossaire permanent ?
- Oui : utilisez la fonctionnalité de Signets pour marquer les termes clés, puis configurez Word pour exclure ces signets de la traduction automatique.
- La traduction intégrée fonctionne-t-elle hors ligne ?
- Non : Microsoft Translator nécessite une connexion Internet pour accéder aux ressources cloud et garantir une traduction à jour.